Stap 1: Creëer draagvlak

Om een preventief gezondheidsbeleid op te zetten binnen je lokaal dienstencentrum, is het belangrijk om iedereen mee te krijgen en draagvlak te creëren. Want met steun krijg je zoveel meer gedaan!

Overtuig directie en beleidsmedewerkers

Overtuig medewerkers en vrijwilligers ervan hoe belangrijk een preventief gezondheidsbeleid is. Alleen dan heeft dit echt kans op slagen. Informeer ook de lokale gezondheidsambtenaar en seniorenconsulent.

• Maak gebruik van cijfers en wetenschappelijke evidentie over de problematiek, over de kosten die uitgespaard kunnen worden door preventie, over de effectiviteit van interventies. Licht ook de voordelen voor bezoekers toe − zoals tevredenheid.
• Zoek aansluiting bij zaken waar de voorziening al op inzet en bij overlegmomenten die al plaatsvinden, zoals de centrumraad.
• Ga op zoek naar goede voorbeelden. Wat hebben andere gelijkaardige voorzieningen al bereikt?
• Benadruk dat werken aan preventie kan samengaan met de reguliere opdrachten van het dienstencentrum.

Stel een werkgroep samen en stel een coördinator aan

Stel een team van enthousiaste en gemotiveerde medewerkers samen (beroepskrachten en vrijwilligers) en stel een coördinator aan die het proces in goede banen leidt.

• Om succesvol te implementeren, heb je een heterogeen team nodig (verschillende functies, taken, ervaring in de werking van het LDC) dat deze implementatie ondersteunt. Zo zorg je ervoor dat het beleid een antwoord biedt op (verschillende) noden. Maak een onderscheid tussen mensen die alleen in de werkgroep zetelen wanneer het relevant is, en de vaste leden. Probeer mensen met de nodige deskundigheid te betrekken, afhankelijk van het thema..
• Enkele voorbeelden van functies om uit te nodigen voor de werkgroep: centrumleider, vrijwilligers, seniorenconsulent, gezondheidsambtenaar, keukenmedewerker of cateraar.
• Afhankelijk van het onderwerp de nodige zorgverleners in de buurt diëtist, logopedist, ergotherapeut, zorgkundige, verpleegkundige, (huis)arts, kinesitherapeut, psycholoog, maatschappelijk werker.
• Zorg ervoor dat alle leden van de werkgroep met dezelfde bril naar de doelgroep kijken in functie van het thema. Gebruik hiervoor de gevormde visie (zie ‘Visie’).
• Bepaal een duidelijke taakomschrijving voor de coördinator en de leden van het team.
• Zorg voor een mandaat van het bestuur en/of de centrumraad voor de werkgroep.
• Hou een eerste vergadering met het team en de coördinator.
• Bekijk of het mogelijk is om enkele afgevaardigde bezoekers te laten deelnemen. Zo creëer je mede-eigenaarschap en gaat het onderwerp ook bij de bezoekers leven.
• Stel een vergaderprotocol op, zodat de vergaderingen met het team vlot verlopen: leg vergaderingen vast voor de komende periode; bepaal de data en frequentie van de werkgroepvergaderingen, waar ze plaatsvinden en wie de locatie enz. regelt; bespreek wie de agenda opmaakt, wie de verslagen maakt en waar de verslagen worden bewaard.; gebruik een gestructureerd sjabloon voor het opstellen van het vergaderverslag en de werkgroepagenda. In dit ‘Voorbeeld sjabloon vergaderverslag’ vind je een eerste aanzet, dat je kan aanpassen voor je eigen LDC. Hou er tot slot rekening mee dat niet iedereen even vertrouwd is met het deelnemen aan vergaderingen.
• Als het samenstellen van een werkgroep moeilijk is, zet dan de uitwerking van het beleid op de agenda van bestaande overlegmomenten, zoals de centrumraad.

Visie

Bedenk waar je naartoe wil met het preventiebeleid en werk een visie uit.

Wat is de visie en het gewenste langetermijnperspectief van het dienstencentrum op preventie? Is dit een gedeelde visie onder de personeelsleden? Sluit deze aan bij de algemene visie en missie van het LDC, of staat die op zich? Enkele tips:

• Formuleer een gemeenschappelijke visie, rekening houdend met de visie en missie van het lokaal dienstencentrum en het welzijn van de bezoekers.
• Beschrijf de visie bondig, duidelijk, toekomstgericht en op een inspirerende manier.
• Voorkom een lange uitgeschreven tekst die weinig in het oog springt. Probeer je visietekst om te zetten in krachtige boodschappen of beelden en vat dit samen op een pagina. Maak de tekst aantrekkelijk, zodat die de aandacht van bezoekers en medewerkers lokt.

De visie kan gaandeweg veranderen en bijgewerkt worden als dat nodig is.

Communiceer naar alle betrokkenen via bestaande communicatiekanalen

Communiceer vanaf de start regelmatig naar alle betrokkenen (bezoekers, medewerkers, vrijwilligers, partners …) over de plannen om preventie te implementeren en blijf dit consequent doen. Geef updates over de voortgang van het project. Dit om draagvlak doorheen het hele proces te behouden, betrokkenheid te verhogen en weerstand te verlagen. Gebruik bestaande en/of nieuwe communicatiekanalen zoals een nieuwsbrief, website, bestaande overlegmomenten, infosessies, een kick-offmeeting … Enkele concrete tips:

• Organiseer een infosessie voor alle medewerkers (incl. vrijwilligers).
• Deel goede praktijken van andere gelijkaardige voorzieningen.
• Organiseer een informatiedag of infosessie rond een gezondheidsthema voor de bezoekers.
• Neem je plannen op in de nieuwsbrief/het huiskrantje van het lokaal dienstencentrum en geef gezondheid een plaatsje op de website.
• Breng het preventiebeleid aan als item op de personeelsvergadering.
• Geef een brief mee aan bezoekers waarin je hen informeert over het beleid.
• Hang affiches op in de gangen en leefruimtes. Kijk op www.gezondleven.be voor inspiratie en materialen.
• Gebruik de aanwezige communicatiekanalen of overlegstructuren. Je kan de communicatiemogelijkheden van het LDC in kaart brengen met de denkoefening ‘Oefening communicatiemogelijkheden’.

Nog enkele aandachtspunten bij het creëren van een breed draagvlak

• Zoek steun bij zoveel mogelijk mensen, op verschillende niveaus. Vraag inbreng van externe organisaties waarmee je samenwerkt. Denk bijvoorbeeld aan thuiszorginstanties, die bij de bezoekers aan huis komen en signalen kunnen opvangen van gezondheidsproblemen.
• Peil naar motivatie en weerstand van betrokkenen om de methodiek te implementeren.
• Verhoog de betrokkenheid van je bezoekers, vrijwilligers en medewerkers: geef hen inspraak, voorzie feedbackmogelijkheden en koppel ideeën terug. Gebruik die feedback om je beleid te verbeteren.
• Bekrachtig inspanningen (van bezoekers, personeel en andere) in de goede richting, ook de kleine.
• Creëer inzicht in de verschillende functies binnen het LDC en benadruk het belang van samenwerken. Enkele voorbeelden ter inspiratie: organiseer een uitwisselingsdag, help als centrumleider eens tijdens de maaltijdbedeling of neem als vrijwilliger eens een kijkje in de keuken. Zo belicht je hoe iedere functie betrokken is, en worden ieders functie en taken erkend. .