FAQ projectoproep vitaal en gezond telewerken

Wie kan indienen?

Iedere Vlaamse organisatie met rechtspersoonlijkheid kan in principe indienen. Dat kan een onderneming uit profit of social profit, zijn, maar ook alle organisaties die iets kunnen bijdragen aan de gezondheid van werknemers, vanuit hun ligging, opdracht of werking, kunnen een project indienen. Denk bijvoorbeeld aan lokale besturen, bedrijventerreinen, coworking spaces, organisaties uit de preventiesector (partnerorganisaties van de overheid, organisaties met terreinwerking, Logo’s), sociale partners (werkgevers- en werknemersorganisaties), externe diensten voor preventie en bescherming op het werk, sectorfondsen, vormingsdiensten, commerciële dienstverleners (bijv. gezondheidscoaching en -consultancy) … De lijst is niet limitatief. Enkel overheden (Vlaamse of federale) worden op voorhand uitgesloten.

Samenwerkingen tussen verschillende soorten organisaties en ondernemingen om tot een sterk projectvoorstel te komen, worden expliciet aangemoedigd.

In het kader van de Tijdelijke kaderregeling inzake staatssteun, kunnen een aantal organisaties niet deelnemen aan deze oproep:

• ondernemingen die op 31 december 2019 vielen onder de definitie van ‘onderneming in moeilijkheden’;
• ondernemingen actief in landbouw, visserij en aquacultuur. Let op: ondernemingen die actief zijn in de verwerking, de verkoop en de marketing van producten uit de landbouwsector kunnen wel deelnemen, op voorwaarde dat de subsidie niet geheel of gedeeltelijk wordt doorgegeven aan primaire producenten en niet gebaseerd is op de prijs of hoeveelheid producten die door de betrokken ondernemingen op de markt is gebracht of gekocht is van primaire producenten, mits enkele uitzonderingen;
• ondernemingen die in het verleden onrechtmatige steun hebben gekregen op basis van een besluit van de Europese Commissie, en die het volledige bedrag van deze steun (inclusief rente) nog niet hebben terugbetaald.

Mijn organisatie ligt in Brussel, maar focust zich wel op Nederlandstalige telewerkers. Kan ik toch een project indienen?

Dat kan, als:

• het project gericht is op de Nederlandstalige werknemers;
• je kan aantonen dat het gaat om een Nederlandstalige organisatiestructuur; óf,
• de middelen specifiek gebruikt worden voor medewerkers die tewerkgesteld zijn in Vlaamse vestigingen.

Organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die hier niet aan voldoen, kunnen geen projectaanvraag indienen.

Welk soort projecten kunnen ingediend worden?

Elk type project kan ingediend worden, uit welke invalshoek dan ook, als het maar de bevordering van de fysieke en mentale gezondheid van telewerkers voorop stelt. De oproep werd bewust erg breed gehouden, om ruimte te creëren voor het uitwerken van innovatieve projecten en inspiratie te kunnen bieden aan andere organisaties.

Om toch enige richting te kunnen geven en te inspireren, wordt hieronder een niet-limitatieve opsomming gegeven van mogelijke projecten, samenwerkingen, projectaanvragers ...

Aanvrager: onderneming of samenwerking tussen 2 of meerdere ondernemingen

• Project 1: een onderneming werkt samen met een externe partij om een preventief gezondheidsbeleid en actieplan uit te werken en uit te voeren, dat zowel de mentale als de fysieke gezondheid van telewerkers bevordert. Die externe partij kan een coach of organisatie zijn, maar er kan ook een nieuwe medewerker worden aangeworven of tijd worden vrijgemaakt voor een bestaande medewerker.
• Project 2: een onderneming werkt samen met andere onderneming(en) om bijv. in de (satelliet)kantoren de gezondheid van medewerkers te stimuleren.

Aanvrager: een werkgevers- en werknemersorganisatie of sectorfonds

• Project: de organisaties werken acties en een opleidingsaanbod uit, die de fysieke en mentale gezondheid van hun telewerkers kunnen bevorderen.

Aanvrager: bedrijventerrein

• Project: een bedrijventerrein organiseert een aanbod voor de ondernemingen op het terrein die telewerkers in dienst hebben, waaronder infosessies, challenges tussen bedrijven, …

Aanvrager: co-working spaces

• Project: een co-working space dient een project in dat een gezond aanbod en dito werkomgeving voorziet voor de ‘klanten’ die er komen werken. Denk bijvoorbeeld aan het stimuleren van trappengebruik, info- of beweegsessies onder de middag …

Aanvrager: lokaal bestuur

• Project 1: een project voor het eigen personeel (zie luik onderneming)
• Project 2: een lokaal bestuur werkt initiatieven uit om actieve lunchpauzes te stimuleren bij thuiswerkende inwoners

Aanvrager: externe diensten en andere commerciële dienstverleners/ universiteiten en hogescholen/ de preventiesector

• Project: de aanvrager heeft al een kwalitatief instrument of een bruikbare methodiek ontwikkeld, die kan aangepast worden op maat van telewerkers en innovatief geïmplementeerd wordt in enkele ondernemingen.

Zoals aangegeven willen bovenstaande projectvoorbeelden in de eerste plaats inspiratie bieden. De effectieve voorwaarden voor een projectvoorstel kunnen hier nagelezen worden.

Hoe kan er samengewerkt worden?

Samenwerken kan met iedereen, zolang er goed gemotiveerd wordt in de projectaanvraag waarom bepaalde partners betrokken worden.

Er kan enerzijds gekozen om een gezamenlijk project in te dienen. De projectaanvrager dient het project in en geeft in de aanvraag aan met welke organisaties/partners hij/zij samenwerkt, motiveert de samenwerking en staaft deze al dan niet met een CV.

Anderzijds kan er beroep gedaan worden op externe expertise voor bepaalde aspecten binnen het project, zoals een lesgever voor een gezondheidsthema. Ook hier is het van belang om duidelijk te motiveren waarom deze expert gekozen werd, al dan niet gestaafd met een CV.

Wat houdt participatie in?

Participatie staat voor de betrokkenheid van actoren bij de ontwikkeling, uitvoering, implementatie en evaluatie van projecten. Participatie ondersteunt de autonomie, gaat uit van bestaande competenties die versterkt kunnen worden en toont betrokkenheid. Het zorgt er ook voor dat je de voeling verhoogt met en zicht krijgt in de doelgroep. Participatie optimaliseert de kansen dat je aanbod echt toegankelijk en op maat van de doelgroep is.

Ook in functie van het draagvlak is participatie van bij de start erg belangrijk. Kunnen participeren maakt dat je je mede-eigenaar van een interventie/methodiek voelt, wat het draagvlak (en dus mogelijk ook de impact) vergroot.

Participatie kan variëren, zonder daarbij een specifiek participatieniveau naar voor te schuiven: het kan gaan van geen participatie, over informatie geven, informatie krijgen of advies vragen, tot echt samenwerken.

Participatie is altijd maatwerk. Het wordt bepaald door de eigenschappen van het project, het doel van de participatie en de sociale context.

Participatie wordt beoordeeld onder het criterium ‘projectopbouw’, dus is het erg belangrijk dit in het project mee te nemen. Denk hierbij zeker aan bestaande structuren en overlegorganen, zoals een comité voor preventie en bescherming op het werk, een ondernemingsraad, een raad van bestuur, personeelsvergadering, managementoverleg… Bekijk hoe en in welke mate de doelgroep voldoende betrokken wordt in het project.

Welke thema’s kunnen aan bod komen?

Bij voorkeur komen zoveel mogelijk verschillende preventiethema’s op het vlak van fysieke en mentale gezondheid aan bod. Het gaat hierbij dan om de thema’s mentaal welbevinden, bewegen, lang stilzitten, voeding, tabak, alcohol en drugs, maar ook minder voor de hand liggende thema’s, zoals slaap, kunnen aan bod komen. Multi-thematische aanvragen worden gestimuleerd. Dit betekent niet dat een projectvoorstel rond slechts 1 thema sowieso niet wordt goedgekeurd. Het project wordt altijd inhoudelijk beoordeeld.

Thema’s zoals opgesomd en omschreven in de welzijnswetging (ergonomie, psychosociale risico’s: werkdruk, burn-out, agressie, pesterijen, …) kunnen niet volledig losgekoppeld worden van preventieve thema’s. Ze kunnen ingediend worden, maar mogen niet de hoofdfocus zijn.

Voorbeeld: een project dat zich louter richt op de beheersing van klachten, risico’s, ziekte en re-integratie is erg belangrijk, maar niet voldoende. Het is belangrijk om ook aandacht te hebben voor gezondheidsbevordering. Dit betekent dat er niet alleen moet worden gezocht naar oplossingen voor de meest prangende problemen (stress beheersen, burn-out terugdringen, ergonomie verbeteren …), maar dat er ook moet worden ingezet op preventie en de versterking van mogelijkheden en krachten van de fysieke en mentale gezondheid door educatie, interventies in de omgeving, regels en afspraken, zorg en begeleiding te voorzien.

De gids voor het opzetten van een gezond telewerkbeleid kan inspiratie bieden.

Ook het enkel en alleen opstellen van een telewerkpolicy is onvoldoende om in aanmerking te komen. Hiervoor verwijzen we naar de website van werkbaar werk voor informatie, goede praktijken en financiële ondersteuning.

Ik wil aan de slag met een eigen ontwikkelde methodiek/materiaal/dienst of een methodiek/materiaal/dienst uit het buitenland. Kan dat?

Je kan zeker aan de slag gaan met een eigen ontwikkelde methodiek of methodieken uit het buitenland, mits de effectiviteit voldoende is aangetoond en de methodiek ook voldoende wetenschappelijk onderbouwd is. Als je hiervoor kiest, duidt dit dan voldoende in jouw dossier, zorg voor bewijzen en maak de nodige linken.

Wij hebben reeds een ontwikkelde methodiek / materiaal / programma. Kan met het budget van deze projectoproep de huidige methodiek geoptimaliseerd worden?

Een bestaande methodiek/materiaal/programma aanpassen zodat die optimaal ingezet kan worden naar telewerkers is een mogelijkheid. Echter, duidt voldoende de effectiviteit en onderbouwing van de methodiek indien het gaat over een andere methodiek dan een preventiemethodiek.

Behoort de opzet van een wetenschappelijke studie ook tot de scope van deze oproep?

De projectoproep staat echt in het teken van implementatie. Enerzijds gaat het om een project dat slechts beperkt kan uitgevoerd worden in de tijd (1 jaar). Anderzijds zijn al heel wat goeie methodieken, werkwijzen en materialen voorhanden. Het doel van de projectoproep is net om hiermee aan de slag te gaan en de telewerker effectief te kunnen aanzetten tot gezond gedrag op fysiek en mentaal vlak. Desalniettemin kan de projectuitvoerder simultaan wetenschappelijk onderzoek uitvoeren, los van de projectsubsidie (dit valt dan weliswaar buiten de scope van deze projectoproep).

Is evidence based dataverzameling een voorwaarde tijdens het project?

Dataverzameling tijdens het project is in theorie niet noodzakelijk, maar zorgt er wel voor dat je kan aantonen dat de doelstellingen van het project bereikt worden. Er wordt een tussentijdse en eindevaluatie gepland, waarin je de doelstellingen moet kunnen evalueren. Het is dus van belang dat er bij aanvang van het project stilgestaan wordt bij de manier waarop dit zal gebeuren.

Daarnaast is de hoofdopdracht van het project om een evidence based methodiek te implementeren. In de eerste plaats kan dat gaan om preventiemethodieken, maar dat kan ook gaan om een methodiek uit het buitenland, of een methodiek die zelf ontwikkeld werd. In het laatste geval is het van belang dat dit in het projectvoorstel aangetoond kan worden.

Wij hebben als organisatie al een preventief gezondheidsbeleid uitgewerkt met een aantal succesvolle acties. Mogen deze acties terugkomen in het projectvoorstel of moet het gaan om nieuwe acties?

Succesvolle acties uit het verleden die nu aangepast en uitgerold worden naar telewerkers kunnen onderdeel van het projectvoorstel zijn. Echter, hou er rekening mee dat de projecten ook op innovatie worden beoordeeld.

Moet de implementatie ruimer gaan dan 1 onderneming?

Op zich hoeft dat niet, maar het wordt wel aangeraden. Als het project zich richt naar meerdere ondernemingen, wordt onmiddellijk het succes en de brede inzetbaarheid van het project duidelijk getoetst, wat een bredere implementatie nà het project makkelijker maakt. Bij een implementatie binnen 1 onderneming is die bredere implementatie nog niet duidelijk en kan het zijn dat het project té veel op een bepaalde individuele onderneming gericht is en niet breed inzetbaar is.

Hoe moet ik dubbele financiering zien?

Dubbele financiering is in de projectaanvraag uitgesloten, maar de impact van het project mag vergroot worden door een koppeling te maken met eigen en/of andere financieringsbronnen/projecten.

Onder dubbele financiering wordt verstaan: het financieren van eenzelfde opdracht via verschillende financieringsbronnen. Bijvoorbeeld: als er in het verleden al middelen aangevraagd werden via ESF Opleidingen telewerk voor het aanbieden van een opleiding aan de telewerkers, dan kan diezelfde opleiding niet opnieuw opgenomen worden in deze projectaanvraag.

Het bijkomend financieren van onderdelen van de projectaanvraag via eigen middelen of andere (subsidie)middelen kan wel. Bijvoorbeeld: Er wordt al gebruik gemaakt van de Werkbaarheidscheque voor het opzetten van een telewerkbeleid. Het indienen van een innovatief project voor de gezondheidsbevordering van telewerkers, dat aansluit bij het uit te bouwen telewerkbeleid, is een mogelijkheid.

Kijk zeker na of het project mogelijk aan de voorwaarden voldoet om gebruik te maken van de Werkbaarheidscheque of ESF-oproep ‘Drive’.

Moeten er eigen middelen aangewend worden?

Er moeten geen eigen middelen aangewend worden. Als organisatie is dit wel een uitstekende kans om bijvoorbeeld parallel eigen middelen te besteden aan niet-telewerkers in het kader van een breder preventief gezondheidsbeleid.

Kan enkel de projecthouder die indient beroep doen op 1 VTE of kan dit onder de verschillende partners verdeeld worden?

De personeelskost kan over de verschillende partners verdeeld worden, zoals zij dat willen, met een maximum van 1 VTE over de verschillende organisaties heen. Het kan perfect zo zijn dat één organisatie bijvoorbeeld voor 60% iemand op het project tewerkstelt, terwijl de andere organisatie slechts voor 20% beroep doet op werkkrachten.

Wat wordt onder werkingsmiddelen verstaan?

Onder werkingsmiddelen worden allerhande kosten verstaan die nodig zijn om het project goed te kunnen uitvoeren. Het kan gaan om:

• Administratieve kosten: drukwerk, verzendingskosten …
• Onkosten voor activiteiten: huren van een zaal, geluidsinstallatie …
• Communicatiekosten: flyers, affiches …
• Vergoedingen voor experten
• Noodzakelijke, specifieke materialen voor de uitvoering van het project

Kunnen we een hulpmiddel ontwikkelen om de implementatie van een methodiek/materiaal/dienst makkelijker te doen verlopen?

Dan kan, voor zover de ontwikkeling van dat hulpmiddel niet de hoofdfocus is van het project. De ontwikkeling van dat hulpmiddel moet gezien worden als een materiaal en kan dus enkel vergoed worden onder werkingsmiddelen. Het is niet de bedoeling dat het grootste deel van het budget besteed wordt aan werkingsmiddelen.

Wordt er een verhouding naar voor geschoven van werkingsmiddelen tegenover personeelskosten?

Er wordt geen exacte verhouding naar voor geschoven, maar de werkingsmiddelen kunnen nooit de personeelskosten overschrijden. Het project moet een implementatieproject zijn, waardoor er geen grote werkings- of ontwikkelingskosten nodig zijn om iets bestaand te implementeren.

Op welke financiële ondersteuning kan ik maximaal rekenen?

Er is in totaal € 1.530.000 beschikbaar voor alle goedgekeurde projectoproepen. Er wordt gemikt op ongeveer 10 tot 15 projecten in totaal. Hoeveel ieder project toegekend krijgt, is afhankelijk van de projectinhoud en de voorgestelde financiële raming. Om toch wat richting te geven, kan maximaal het equivalent van 1 VTE toegekend worden. De uitdaging bestaat erin een inhoudelijk sterk project in te dienen met een correcte raming.
Of de gevraagde ondersteuning al dan niet toegekend wordt, wordt door de jury beoordeeld op basis van het uitgewerkte project en het al dan niet hoog scoren op de beoordelingscriteria. De jury kan ook beslissen om een project goed te keuren, maar slechts een gedeelte van het budget toe te kennen, of bijkomende voorwaarden te stellen aan de goedkeuring.
Zij kan ook beslissen om, bij gebrek aan voldoende kwaliteitsvolle projecten, niet de volledig beschikbare subsidie te verdelen onder de ingediende projecten.
Er is geen onderhandelingsfase voorzien.

Is er een verzekering voorzien (bijvoorbeeld voor blessures bij het aanbieden van oefenprogramma’s)?

Nee, er wordt geen verzekering voorzien. Als blijkt dat dat nodig is, omwille van de eigenheid van het project, moet dat door de projecthouder mee ingecalculeerd worden in de begroting of er moet nagekeken worden of het project onder andere verzekeringen in de onderneming valt.

Slaat de loonkost op het brutoloon of de totale loonkost?

De loonkost slaat op de totale loonkost voor de werkgever, zoals dat ook voor andere medewerkers het geval is.

Wat moet ik verstaan onder de Tijdelijk kaderregeling inzake staatssteun?

Deze oproep kreeg een goedkeuring van de Europese Commissie (beslissing van 30 juni 2021) op basis van de Tijdelijke kaderregeling inzake staatssteun ter ondersteuning van de economie vanwege de huidige COVID-19-uitbraak van 19 maart 2020.

Concreet houdt dit in dat organisaties tot € 1,8 miljoen staatssteun kunnen krijgen, terwijl dit bij de de minimis regeling slechts € 200.000 is, gespreid over 3 jaar. Gezien door de huidige COVID-19-uitbraak van 19 maart 2020 mogelijks heel wat ondernemingen al beroep deden op verschillende steunmaatregelen (en dus mogelijks de € 200.000 al overschrijden), laat dit ondernemingen toe om alsnog een projectvoorstel in te dienen, zelfs als de voorbije 3 jaar de € 200.000 reeds bereikt werd (de minimis). Hieraan zijn wel een aantal voorwaarden aan gekoppeld:

De volgende organisaties kunnen niet deelnemen aan de oproep:

• ondernemingen die op 31 december 2019 vielen onder de definitie van ‘onderneming in moeilijkheden’;
• ondernemingen actief in landbouw, visserij en aquacultuur. Let op: ondernemingen die actief zijn in de verwerking, de verkoop en de marketing van producten uit de landbouwsector kunnen wel deelnemen, op voorwaarde dat de subsidie niet geheel of gedeeltelijk wordt doorgegeven aan primaire producenten en niet gebaseerd is op de prijs of hoeveelheid producten die door de betrokken ondernemingen op de markt is gebracht of gekocht is van primaire producenten, mits enkele uitzonderingen;
• ondernemingen die in het verleden onrechtmatige steun hebben gekregen op basis van een besluit van de Europese Commissie, en die het volledige bedrag van deze steun (inclusief rente) nog niet hebben terugbetaald.

Krediet- en financiële instellingen kunnen niet deelnemen aan de oproep onder de regels van de Tijdelijke kaderregeling, maar kunnen wel een dossier indienen onder de de-minimis regeling.

Indieners die al andere vormen van steun ontvangen in het kader van de de-minimis regeling en/of de groepsvrijstelling, verklaren dat ze alle relevante wettelijke bepalingen hieromtrent naleven.

Indieners die al steun ontvangen in het kader van de tijdelijke kaderregeling die hier van toepassing is, verklaren dat de totale gecumuleerde som van die steun, inclusief de subsidie die wordt gevraagd in het kader van deze oproep, het bedrag van 1,8 miljoen euro niet overschrijdt.

Indieners verklaren daarnaast:

• akkoord te gaan met de online publicatie van informatie over goedgekeurde projecten (o.a. begunstigde, doelstelling, bedrag, datum toekenning, resultaten).
• het gedetailleerd dossier met alle informatie en bewijsstukken voor een periode van 10 jaar te bewaren, startend op de datum van toekenning. Gedurende deze periode kunnen stukken worden opgevraagd om te controleren of aan alle juridische voorwaarden is voldaan.
• Alle aanvullende informatie in verband met hun dossier in het kader van deze oproep te verstrekken.

Wanneer weten we of we het project binnenhalen?

Ten laatste op 5 november 2021 wordt gecommuniceerd over de toekenning van de projecten. Ook niet-geselecteerde projecten worden ten laatste dan op de hoogte gebracht. Dit zal gebeuren via e-mail.

Als mijn project vertraging oploopt, kan het dan verlengd worden?

Nee, het project kan onder geen beding verlengd worden. Het BVR loopt tot 31 december 2022, dus financiële middelen zijn na deze datum niet meer beschikbaar.

Hoe wordt het project beoordeeld?

Het projectvoorstel wordt eerst ontvankelijk verklaard op basis van de vooropgestelde ontvankelijkheidscriteria. Daarna wordt het projectvoorstel op basis van de 6 beoordelingscriteria (bereik, impact, preventiestrategieën, innovatie, duurzame verankering en projectopbouw) gequoteerd door een vaste, onafhankelijke jury. Elk van de 6 criteria weegt even zwaar door.

Wie beoordeelt de projectvoorstellen?

De projectvoorstellen worden door een onafhankelijk jury van ongeveer 6 leden beoordeeld. De jury zelf bestaat uit een afvaardiging van de stuurgroep. In de stuurgroep zetelen, naast de projectcoördinator, de sponsor (Agentschap Zorg en Gezondheid) en de voorzitter, een afvaardiging van:

• de representatieve Vlaamse werknemersorganisaties (ACV, ABVV, ACLVB)
• de representatieve Vlaamse werkgeversorganisaties (Unizo, Voka, Verso)
• Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw
• Co-Prev
• de Vlaamse Logo’s
• de thematische partnerorganisaties en experts (Vlaams Instituut Gezond Leven vzw, Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs, The Human Link)
• het departement Werk en Sociale Economie
• de Stichting Innovatie en Arbeid
• SERV

Er wordt op basis van deze leden een zo heterogeen mogelijke jury samengesteld.

Door wie werd deze projectoproep vormgegeven?

Het Agentschap Zorg en Gezondheid is opdrachtgever van de oproep. De coördinatie van de projectoproep gebeurt door Vlaams Instituut Gezond Leven.

De vormgeving van de projectoproep gebeurde binnen een stuurgroep die, naast de projectcoördinator, de sponsor (Agentschap Zorg en Gezondheid) en de voorzitter, bestaat uit een afvaardiging van de volgende organisaties:

• de representatieve Vlaamse werknemersorganisaties (ACV, ABVV, ACLVB)
• de representatieve Vlaamse werkgeversorganisaties (Unizo, Voka, Verso)
• Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw
• Co-Prev
• de Vlaamse Logo’s
• de thematische partnerorganisaties en experts (Vlaams Instituut Gezond Leven vzw, Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs, The Human Link)
• het departement Werk en Sociale Economie
• de Stichting Innovatie en Arbeid
• SERV

Zijn de vormingen gericht op de medewerkers of op de organisator?

Op de 2 intervisiemomenten wordt een luikje vorming voorzien. Deze vorming is specifiek gericht op de trekker of organisator van het project, gezien de inhoud echt gericht is op het gezondheidsproject op organisatieniveau en niet op de individuele gezondheidsbevordering.